さくらこルーム

アレルギーのある息子たち(中3・小2)の子育て

PTA広報委員の仕事。パソコンができない・持っていないという人増殖中!グーグルドライブで解決!

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こんにちは、さくらこです。

今年度の長男(中3)の中学校のPTA広報委員の副委員長になりました。

PTAの役員というものは「やりたい!!」という人はほどんどいないので、特に長男の通う中学校では人気のないPTA広報委員はほぼくじで決まります。

くじで決まったので、向いてる向いてない、やりたかったやりたくなかったなどは関係ありません。

PTA広報委員に選ばれた人の中には「パソコンができない」「パソコンを持っていない」「パソコンの調子が悪い」という人が必ずいます。

なので、パソコンができるという方の負担がものすごく増えます。

このままでは同じ人にばかり仕事が集中してしまうので、

パソコンがなくてもスマホで仕事ができる環境を考えてみます。

※あくまで個人的な意見です。

 

パソコンができるできないは全く考慮されないPTA広報委員

そもそもPTA広報委員になった方の中で立候補という方は一人もいません。

PTA広報委員はとても人気がないので、みなさんくじで選ばれています。

役員を選出するときに会議に出られず委任状を出して他の人がくじを引いて選ばれてしまった方も広報委員には多く存在します。

くじで選ばれてしまった方の中には、断る理由や躊躇している理由として

「私、パソコンで入力などができないんです、パソコンが苦手なのでお役にたてないかもしれません」

という方が実際に何人かいます。

そうすると前任の方々は「入力ができなくても大丈夫!ほかに仕事はあります」と答え、何とか広報委員の頭数をそろえようと適当なことを言います。

もう、くじで選ばれてしまっているので、「パソコンができない、持っていない」という理由でPTA広報委員が免除になるということはあり得ません。

今回選ばれた10名のうち、パソコンの操作がある程度できて家にパソコンもあるという方は、わずかに4人でした。

パソコンが調子が悪い・壊れていても買い替えや修理は検討していない

パソコンの操作ができてパソコンを持っている人以外の6人は、

 

パソコンはあるが自分は操作が苦手・・・1名

パソコンの操作はできるがパソコンの調子が悪い・・・2名

パソコンの操作はできないし、パソコンの調子が悪い(壊れた)・・・2名

パソコンの操作はできないし、パソコンを持っていない・・・1名

 

パソコンの調子が悪かったり、壊れたりしている方が4名もいるんです。

スマホで何でも済んでしまう時代になってきたので、パソコンが古くなったり調子が悪くなってきても、わざわざ修理に出したり、買い替えたりする方が減ってきているんですね。

ほとんどのことがスマホやタブレットで事足りてしまいます。

ですが、PTA広報の仕事となると今までのやり方ではスマホだけでは十分に仕事はできないかなと感じます。

入力する作業は多いし、写真データやテキストデータの管理をし、印刷会社とメールなどでやりとりしなければなりません。

前年度には写真撮影や写真管理を率先してやってくれる方がいたそうで、少し話を聞いたのですが、ややこしい内容だったので、全員が覚えるのは無理だと思い諦めました。

広報では行事などで写真を撮影してもらうのも主な仕事ですが、スマホで写真を撮影した場合、スマホの写真では簡単にファイル名を変更する方法がわかりませんでした。

結局はパソコンを持っている人がいちいちファイル名をパソコンで打ち直して印刷業者に渡すということになります。

パソコンが使えないという方たちのために広報の仕事をやった感を出すための仕事をわざわざ考えるのも大変です。

パソコンは苦手だけど、スマホの操作は任せて!という方がいる訳でもなく、スマホでの管理方法も誰もわかりませんでした。

前年度の方は「メンバーの中には誰か詳しい人がいるから何とかなるよ~」とおっしゃっていましたが、今年度のメンバーにスマホの操作にとても詳しくて頼りになる方は残念ながらいませんでした。

そのため、業務はパソコンができる人に集中してしまいました。

私たちのメンバーはパソコンが家にあってパソコンができる人が4人。

そのうち、二人は委員長・副委員長(私)です。

なので、委員長・副委員長はただでさえやることが多いのに、さらに雑務も全部引き受けて・・・で、まだ始まったばかりのPTAのお仕事ですが、もうヘトヘトです。

 

グーグルドライブを使うことでパソコンがなくてもファイル管理

今まではグーグルフォトの共有フォルダで写真を管理して、写真担当になった方がファイル名を変更してギガファイル便で印刷会社に送っていました。

ギガファイル便??よくわかりません。

グーグルフォトでは名前を変更することができないので、スマホで撮影した写真は結局はパソコンを持っている人がダウンロードしてファイル名を変更してから印刷会社に送っていました。

この方法だとパソコンを使える人に負担が集中します。

このままだとスマホしかない人に大した仕事がありません。

何とかならないのかと調べて、

グーグルドライブにたどりつきました。

もっと早くに気づけばよかったです。

グーグルドライブならばファイル名の変更がスマホで簡単にできます。

写真以外のデータを扱うこともできます。

Googleアカウントで個別にフォルダの共有ができますし、リンクを共有すればGoogleアカウントを持っていなくても、URLからファイルにアクセスして編集することが可能です。

なんて便利。

これで、印刷会社へのデータ送信もメールやギガファイル便で送る必要がなく、データがそろったら、リンク先のURLを教えればいいだけになりました。

印刷会社に確認したら、グーグルドライブでのやりとりOKの返事をいただきました。

印刷会社も知らなかったのでしょうかね、ギガファイル便なんてマイナーでややこしい方法ではなくて、グーグルドライブで共有しましょうって最初から提案してくれれば簡単だったのに。

とりあえず最初の広報誌はグーグルフォトを使ってギガファイル便でとややこしい写真の整理をしていましたが、次に発行する広報誌はグーグルドライブを活用して作っていきたいと思います。

グーグルドライブの操作に慣れる必要がありますが、グーグルフォトで皆さん操作はできていたので、なんとか覚えてもらおうと思います。

これでスマホしかない人でも仕事を割り振れそうです。

グーグルドライブの良い所まとめ

  1. 撮影した写真データのファイル名をスマホで簡単に変えられる
  2. 共有フォルダで簡単にデータを確認できる
  3. 写真以外のデータ(Excelやワードなど)も一緒に管理できる
  4. GoogleアカウントがなくてもURLを知っていれば操作できるのでグーグルアカウントがない人や印刷会社とのやりとりも簡単

ネット上で大量のデータを一度に確認できるので、写真の選別やデータのやりとりをわざわざ会ってする必要がなくなります。

広報誌の写真はデジカメでなくてもスマホで撮影した写真で十分なのでスマホしかない方にも写真撮影の仕事がじゃんじゃん頼めます。

PTA広報委員になったら、お仕事の簡略化やパソコンがないけどスマホはあるって方のためにもグーグルドライブを使ってみると良いと思います。

ついでに、エクセルやワードのアプリもスマホであるので、入力ができないとも言わせません。

 

さいごに

まだまだ試行錯誤してPTA広報委員のお仕事をこなしている最中です。

なぜこんなに試行錯誤しているかというと、マニュアルが全く存在しないからです。

どのPTAのお仕事もそうだと思いますが、特に広報委員は1年やるのに精いっぱいで次のためのマニュアルなんて作っている余裕はないんだと思います。

マニュアルがないので、前年度の数少ない資料を見ながら試行錯誤で何とか広報誌を作っています。

前年度からの引継ぎも委員長・副委員長が新しくなる委員長・副委員長に適当に思いついたことを話してくれただけでした。

委員長・副委員長にはまだ少しでも資料がありますが、それ以外の方には引継ぎも資料も全くないので、ほぼ仕事の全容はわからないまま1年を終えると思います。

毎年、こんなことが繰り返されているようです。

このままではまた来年度に広報委員の委員長・副委員長になった方はものすごく困るだろうなと思い、少しでもマニュアルを残して、少しでも簡単な方法を見つけようと思っています。

マニュアルを作ったり、簡単になる方法を考えたりと、一生懸命考えてるのってメンバーの中で私だけのような気がするんですよね・・・。

他の広報委員のみなさんは、1年無難にやりすごせればいいと思っているようで、ややこしいやり方だろうが、広報誌がどんな出来だろうが、ただやっつけ仕事で発行さえできればいいと・・・。

意見もあまり言ってくれません。

他の方はそれでもいいかもしれないんですけれども、今のままでは委員長・副委員長の負担が大きすぎるのです。

そして、広報誌にどれだけお金がかかっているから見直した方がいいとか、広報誌が必要かどうかなんて話し合いをする場すらありません。

意見を言う場があったとしても、私もまだなったばかりの広報委員。一年役員を経験してからでないとなかなか意見をうまく言えなさそうですが、もう1年やりたいなんて思いません。

そうやって無駄なPTAのお仕事がいつまでも続いていくんですね。

1年間、無難にやり過ごせばいいとも思いますが、きっちりしないと気が済まない性格の私は自分で自分の首をしめているというか、仕事を自ら増やしています。

でも、今後、PTA広報委員の仕事が少しでもラクになればいいなと思い、私なりに頑張っておこうと思います。