さくらこルーム

アレルギーのある息子たち(中3・小2)の子育て

中学校のPTA広報委員会は、問題だらけ・・・だけど。どうすればいいのかな。PTA役員の難しさ

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こんにちは、さくらこです。

今年度の長男(中3)の中学校のPTA広報委員の副委員長になりました。

PTAの広報委員は大変だと噂では聞いていましたが、その中でも特に委員長・副委員長に選ばれてしまうと、その大変さは委員長・副委員長になっていない方の比ではありません。

おそらく他の広報委員の方より10倍以上、いやもっと仕事があります。

学校によってやり方はいろいろあると思いますが、長男の通っている中学のPTA広報委員の委員長・副委員長の負担はかなりのもの。

わからないことだらけで、大変です。

PTA広報委員の仕事内容や委員長・副委員長がやることを紹介しながら、私の不満をぶちまけ、もう少し何とかならないかなぁと自分なりに考えていることを書いていきます。

改善策もわからなくて、愚痴みたいになってる文章も多いです。

※あくまで個人的な意見です。

 

PTA広報委員のお仕事

長男が通う中学校(公立)でのPTA広報委員の仕事は広報誌を年に2回発行することです。

1号目は教職員の紹介や部活動の紹介などをメインに7月に発行します。

2号目は体育祭・合唱コンクールなどの学校行事の様子をメインに1月に発行します。

ページ数は大体A4のフルカラーで20ページ程度。

文字にすると簡単そうですが、そこへ行くまでの道のりがかなり委員長・副委員長まかせで大変です。

なにせ、くじ引きで選ばれただけなのにいきなり20Pもある冊子の編集長・副編集長に抜擢されてしまうのですから。

 

委員長・副委員長の選ばれ方

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PTA広報委員に選ばれたのは前年度の12月です。

長男が通う中学校は3つの小学校の生徒が集まっています。役員は基本的に中学3年になる生徒の保護者の中から各小学校区から選ばれます。

各小学校区では同じ日に選出されますが、それぞれは学校内の別の会場で選出されます。

学区によって選出の方法はバラバラですが、広報委員は人気がないのでほぼくじ引きで選ばれます。

そして、委員長・副委員長は広報委員に選ばれた人全員の中から選ぶのではなく、各地区ですでにこの地区からは委員長をこの地区からは副委員長を選んでくださいと決まっています。

なので、広報委員に決まった時には他の地区で誰が広報委員になったのかは知らされず、各学区が集合するということもありません。

私の所属する地区では広報委員の副委員長を決めることになっていました。

そもそも、広報委員は人気がなく、私の地区では5名選ばれた方の中(みんなくじ引きで選ばれた方)で3名が委任状の方だったので、私ともう一人しかその場にはいませんでした。

私ともう一人の方は当然副委員長などやりたいわけがなく、その場では委任状の方を含めてくじ引きとなりました。

私は副委員長にはならずにすんだのでしたが、委任状で選ばれた副委員長があとになって実は転校することが決まっていたと知らされ、他にやれそうな人がいなさそうなので、代わりに私に副委員長を引き受けて欲しいと前委員長から電話がありました。

私は突っぱねて断ることもできず、副委員長を引き受けてしまいました。

問題点

選ばれた時の問題としては選ばれた日に学区をこえて選ばれた方たちが集合しないということです。広報委員に選ばれたのにお互いの顔や名前すら知らず、連絡先の交換もなしです。学区内ではできますが、地区をまたいではできません。

そして、役員に選ばれているのに今後の予定も何も知らされません。

委員長・副委員長以外の方は12月に選出されたというのに翌年の4月までは何の連絡もないのです。

委員長・副委員長は3月に招集され、今後の予定をおおよそ知らされ、引継ぎも行われますが、他のメンバーは4月下旬のPTA総会があるまで何も不明のままという不安な状態です。

委員長・副委員長も他のメンバーの連絡先を知らないので、連絡のとりようがありません。

学校を通じで手紙を渡すことはできますが、とても面倒です。

改善策

まずは選出された日に選出されたメンバーは学区をこえて集まり、今後の予定のお知らせや連絡先の交換などができると良いと思います。

次回のPTA役員の選出会には参加予定なので、他の地区で選ばれた方とその場で顔合わせをして連絡先の交換ができるようにすることと、今後の集まりの日程などを伝えれたらと思っています。

広報委員に選ばれた全員の中から委員長・副委員長を選出したいところですが、集まったところでくじ引きになるのは同じ気もするし、各学区に委員長・副委員長がばらけて必要なので学区の中で決めてしまうシステムを変えなくてもいいかなと思います。

 

委員長・副委員長だけに行われる引継ぎ

訳もわからず3月上旬に委員長と副委員長だけが学校に招集され、前任の方から引継ぎを行います。

私はこの時てっきり広報に選ばれた人全員が集まって、顔合わせや前任の方から引き継ぐのかと思っていましたが、行ってみたら私と委員長だけでの引継ぎでした。

委員長に選ばれた方とはこの時初めてお会いしました。別の小学校区の方なので全く知らない方でした。

引継ぎの内容はひどいもので、広報誌作成のためのマニュアルというものはなく、前任の委員長・副委員長が思いついたことを話すというような感じでした。

そして、最後に去年の資料や古い広報誌などを渡されて終わりです。

データのUSBすらその時には渡してもらえませんでした。

家に帰って、もらった資料をみてみましたが、まとめてあるわけでもなく、やり方が書いてあるわけでもなく、仕事内容を把握するにはとても不十分で理解するのに時間のかかる資料でした。

これは仕方のないことなんだと思います。

子供が中学生ともなると、ほとんどの母親は働いています。

その中でやりたいわけではなかったPTAの仕事を1年任されて、あわただしい中訳もわからず1年間広報委員の仕事をやりきる。

そして、やっと仕事がひととおり分かったと思ったら、もう次の方にバトンタッチです。

日々の仕事に追われて、マニュアルなんて作る暇はないし、1年しかやらないのだからうまく引き継げません。

それをずっと繰り返してきたのでしょうね・・・。

毎年、毎年、1から試行錯誤で広報誌を発行して、覚えたころには終わる・・・という感じだと思います。

委員長・副委員長はいきなり20ページ前後ある冊子の編集長・副委員長に抜擢されてしまいます。

やる気があるとかないとか、人をまとめる力や編集能力があるとかないとか、自分の仕事が忙しいなどの家庭の事情などは関係ありません。

立候補者がいない場合、ただただくじ引きで選ばれてしまうのです。

そして、その他のメンバーも選ぶことはできません。

委員長・副委員長だけに引継ぎがされるので、いきなり訳もわからず編集長と副編集長になった委員長と副委員長が他のメンバーに仕事をお願いするという感じの図式ができあがってしまいます。

私たちだって初めてなのに私たち二人が上にたって指示してまとめていくという、くじで選ばれただけで最初からものすごい差がでてしまいます。

問題点

マニュアルが存在しない。

忙しくて作る暇なんてないと思います。

報酬がでるわけでもないのでそこまでモチベーションが上がりません。

委員長・副委員長は広報誌を発行するだけでもとても忙しくて、働きながらだとそこまでやる気力はないと思います。

でも、ある程度のマニュアルがあり、資料も整理されていれば、きっともう少し楽にすすめていけるのではないかなと思います。

改善策

マニュアル作りは誰かがやらねばということで、「私がマニュアルを作ろう!」と考えているのですが、忙しすぎるのとまだ仕事内容を把握していないのでちゃんとしたマニュアルは作れないかもしれません。

そして私は委員長ではなく、副委員長なので委員長にも協力してもらわないと全体の仕事としてのマニュアルは作れないかもしれません。

委員長は面倒なことはやりたくないという感じがうかがえるので、協力はあまり得られないかもしれませんが、今よりはやるべきことがわかりやすいように次の人に残せたらなと思っています。

紙だけのマニュアルではなく今までのデータも絶対に必要です。

USBにデータを残して次の人に早めに渡したいと思います。

 

 メンバーの良し悪しで決まるPTA広報委員会

前任の方の引継ぎのときに、今年はメンバーが良かったからみんなで協力できてスムーズにできたとか委員長がしっかり指示してくれたからやりやすかったとか写真撮影やその後の写真共有に詳しい人がいたとか、入力が得意な人がいたとかをしきりに言っていました。

委員長・副委員長がメンバーを選べるわけではありません。

なので、広報の仕事に興味があるとか、パソコンが得意とかは関係ありません。

メンバーに恵まれるかどうかによって仕事のやりやすさに違いが出ます。

 今年のメンバーはというと、自宅にパソコンがない方や調子が悪いという方が半分以上いましたし、エクセルでの入力が不得意・できないという方も半分いました。

パソコンができなくてもページの内容を考え、段取りまで考え、取材をして文章を考えるのが得意ならば仕事がありますが、段取りを考えて取材や写真撮影の申し込みなどをするのは結局は委員長や副委員長が窓口となってやることになります。

そして積極的にページ内容を考えてくれる方はあまりいません。

言われたこと・指示されたことはお手伝いしますよというスタンスの方が多い気がします。

他のメンバーの方にはなるべく事務的な入力作業や写真撮影などを協力してもらいたいのですが、パソコンがないためにそれすらできないとなると殆どやることがなくなってしまいます。

解決方法

このままだと頼みたいことも頼めない状況だったので、パソコンが使えない方のために、スマホで写真やデータを管理する方法を考えました。

スマホアプリのGoogleドライブを使ってデータを管理します。

あとはスマホでもエクセルやワードのアプリもあるので入力はスマホでお願いするしかありません。

パソコンに比べてスマホでの入力作業は面倒だとは思いますが、できないことはなので仕事が少ない方にはお願いしようと思います。

詳しいことは前回の記事で紹介しています。

sakurakoroom.hatenablog.com

 スケジュールがタイト

年に2回発行ならゆっくり広報誌の作成ができるという訳ではありません。

最初の発行は7月ですが、印刷は業者に任せているため、すべての写真や記事のデータは5月末までに印刷会社に渡さなければいけません。

5月末までに内容を考えてレイアウトを作成し、写真撮影をしたり、原稿依頼をしたりして、回収した原稿の入力までの全てを終わらせるんです。

しかし、PTA広報委員に正式に任命されるのは4月下旬。

学校からの予定だと各委員が全員集合する初顔合わせの会議が5月上旬に予定されています。

5月上旬に初顔合わせでは5月下旬のデータ入稿には全く間に合いません。

間に合わないので、まだ正式に役員に任命されていませんが、4月上旬にPTA広報委員会を臨時で開きました。

委員会を開くにもすべての方の連絡先を把握していないので、学校に委員会開催の依頼文を渡して、PTA広報委員の生徒に配布してもらい、出欠の返事も紙を切り取って提出してもらうという時間のかかるやり方で第一回目の広報委員会を開くことができました。

前年度までは4月上旬に新しく選ばれたPTAの役員全員が集まる機会があったのですが、今年度はありませんでした。

その理由はPTA役員の負担を減らすために会議の日程を減らしたということでした。

確かに委員長・副委員長以外のかたの負担は減ります。

ですが、委員会が少なすぎて確実にみんなが集まれるという日がない、皆で話合う機会が少ないので、委員長・副委員長には仕事が集中します。

PTAの本部の方たちは、会議を減らしたことを誇らしげでしたが、集まらないことによって逆に負担が増えてしまった委員会があるという現実を見て、次年度からはもう少し配慮するそうです。

7月発行でいきなり20ページもある広報誌を作るのは大変です。

大体いつも教職員紹介と部活動紹介とPTAの紹介をメインとしています。

教職員紹介のページは好評のようですし、私もあればうれしいと思う特集なので、教職員紹介だけでもいいのかなって思いました。

部活動紹介は次号にまわすとか。

そうやって提案してみたのですが、いきなりページを半分ぐらいに減らすのは抵抗あるのか、「部活動紹介はいるよね~」と、ほとんどの広報委員の方たちから言われ、やることになりました。

結果、まぁ、なんとかなりました。

マニュアルのようなものを作っておけば大丈夫かなと思います。

今までは20ページといってもスカスカな内容で無理やり20ページ作っているという感じの広報誌でした。

冊子形式の広報誌なので、4ページ単位でしかページ数の増減ができませんが、内容はそのままに少しレイアウトを変更してギュッと凝縮して、16ページに減らしました。

 そもそも PTA広報誌は必要なのか?

PTAの委員会の予算の4分の3ぐらいを使って20ページもある広報誌を年に2回発行する必要があるのかという疑問があります。 

とても大変な思いをして苦労して発行した広報誌。一体どれくらいの人が見ているのでしょうか?

長男の通う中学校では校長先生が毎日ホームページを更新しているので、学校の様子はそのホームページを見れば十分すぎるほど伝わります。

それなのに、タイムリーでもなく、素人が作ったやっつけ仕事の広報誌がこれからも必要なのかなと疑問に思います。

先生紹介や部活動紹介、各行事の写真もホームページに掲載すれば事足りるんじゃないでしょうか。

そして写真撮影NGの生徒が多い。

各学年に数名ずつ撮影NGの生徒がいます。

PTA広報委員でその生徒を把握するのは不可能ですし、PTA事務局の先生も数が多すぎて把握していません。

合唱コンクールなどのクラス全体が写る写真や大勢が写る写真はなるべく引きで個人の顔が特定できない程度にぼんやり撮影して欲しいとのことです。

今までの広報誌の写真を見てみても、確かにかなり引きでぼんやり写っている写真が多いのです。

生徒の写真ではなくて校舎やモノを撮っている写真も数多く、こんなつまらない写真よりもっとはっきり子供たちの様子がわかる写真がたくさん見たいと思っていましたが、そういう理由なんですね。

誰だかわからないようにした写真って意味があるのでしょうか。

かといって、写ってはいけない生徒だけにモザイクをかけるわけにもいかない。

個人が特定できるくらい大きく写っているのもあるにはありますが、そういう写真で間違えて顔出しNGの子を選んでしまうと、最終段階の先生の原稿チェックで引っ掛かり、写真の差し替えということになります。

何だかいい写真を撮ろうっていう気力は失せてしまいますね。

何となく写っていればいいや・・・という気持ちになってしまいます。

今は個人情報が厳しすぎて自由に写真が使えないので、広報誌を出す意味はあるのかなぁと考えさせられます。

そんなこんなで広報誌の必要性をあまり感じないので、せめて年に1度でもいいのではないのなと思いますが、そういうことを話し合う場が今のところありません。

内容などは広報委員で自由に決めていいそうなのですが、それも前年度の委員長から言われただけで、はっきりと予算はいくらまでとか広報誌のルールなども教えてもらってはいません。何もはっきりしないぼんやりとしたルールの中で手探り状態で発行しています。

理事会では話合いというよりは、総会や幹事会のリハーサルやPTA各委員会の活動報告、連絡事項に使われています。意見を言う場でもないし、委員会について話合う場でもありません。

特に私のように委員長ではなくて副委員長は声を発することもほぼないように感じます。

そこで、時間を延長してでも意見を言い、変革を求めていく気力がないんですよね。正直。

広報誌を縮小しようとかやめようとかを話し合うのはものすごく大変なことなんだろうなと感じます。

 

さいごに

 話が長くて、最後の方解決にも何もなっていませんが、PTAの役員になって思ったことは、PTAって案外きちんとしたマニュアルもなくて、きちんとしたきまりもなくて、なんとなく前年度と同じようにやっていこうという感じの組織なんだな・・・と感じます。(※あくまでうちの中学校の場合です。)

そして、前年度と同じにする必要もなく、改革していくのも自由なのですが、改革していくにもどこに話を通せばいいのか、だれに賛同を得ればいいのかもよくわかりません。

何かを変えていくのはとてもエネルギーが必要です。

1年無難にこなせればいいと思っている方も多いので、「こうしよう、ああしよう」と私たちの代でなんとか改善していこうと提案すると、かえって迷惑に感じる人もいます。

改善を求めるにも、なったばかりの委員ではどこをどう改善していけばいいのかも具体的にはまだはっきりと提案できません。

そして、私の副委員長という立場が微妙です。

委員長の補佐という立場で、何をやるにも一応委員長に話を通して委員長に相談しています。それがとても面倒です。もしかして委員長は私のことを面倒だと感じているかもしれません。

副委員長になってしまった時は委員長になるよりは良かったと思いましたが、いっそのこと委員長の方がやりたいようにできてラクだったのかなとさえ思います。

頑張らなくても、頑張りすぎてもうまくいかないPTAの役員。

難しいですね。

この1年試行錯誤でほどほどに頑張っていきたいと思います。